В компаниях, где немалую долю расходов составляют затраты на персонал, жизненно важно иметь систему сбора и анализа статистики о рабочем времени (таймшит, англ. timesheet – табель учета). Учет затрат времени персонала в бизнесах, оказывающих правовые, финансовые и информационные услуги ведется в силу того, что заказчикам выставляются счета по часам работы отдельных специалистов. Но даже если внешняя потребность ведения таймшита отсутствует и условия договоров с заказчиками не связаны непосредственно с реализацией рабочего времени персонала, полезность таймшита не снижается.
Трудоемкость заполнения таймшита для сотрудника не должна превышать 5-10 мин в день. В компаниях, где таймшит уже пронизал с годами культуру управления и глубоко интегрирован в корпоративную информационную систему, это время может быть и больше за счет того, что от сотрудника требуют подробную детализацию своего дня, а также развернутые комментарии о выполненных задачах. Но это уже «тюнинг», для получения же основной ценности таймшита можно отталкиваться от простого и минимизировать требования по его заполнению. Ведь время оплачиваемое сотруднику – это ваши расходы. И тратить его на отчетность хотелось бы в меньшей степени.
Для минимизации времени заполнения необходимо: во-первых, установить разумную степень детализации; во-вторых, автоматизировать процесс сбора и консолидации ежедневных отчетов персонала.
Базово от сотрудника достаточно потребовать заполнение информации о рабочем дне с точностью до получаса. Как правило, из практики – это от одного до пяти пунктов. Основным объектом отнесения времени является проект (услуга, направление деятельности), во благо которого сотрудник трудился в течение дня. Для географически распределенных компаний, обслуживаемых из центрального офиса, объектом отнесения времени может служить регион. Подход применим для коммерческих служб, управлений строительством, отделов проектирования, разработки, дизайна и т.п. В некоторых компаниях культура таймшита охватывает даже такой «глубокий» бэкофис, как бухгалтерия и отдел персонала.
В отношении этого примера, креативному читателю придет мысль оцифровать в отдельное поле количество подготовленных актов. Либо попросить сотрудника детализировать, с какими клиентами конкретно он взаимодействовал. Не стоит этого делать по нескольким причинам. Во-первых, для учета указанных параметров на предприятии существуют (должны существовать) другие системы. Сами же параметры многообразны и их количество, в общем случае, определить затруднительно. Во-вторых, нарушается принцип минимизации времени на заполнение. В-третьих, 80% полезного эффекта будут достигнуты уже и при данной детализации.